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電子檔案

摘要

浪潮海岳電子檔案采用檔案電子化、影像數字化、辦公無紙化以及信息網絡化等先進技術,實現包括檔案文件、聲音、影像、文本在內的多媒體檔案資源的存儲和查詢檢索的計算機系統,為檔案資料管理、利用和保護提供了有效的技術保證。

背景介紹

21年2月22日,國家檔案局聯合四部委發布《進一步擴大增值稅電子發票電子化報銷、入賬、歸檔試點工作的通知》,面對全面開啟的財務、稅務、檔案數智化變革,企業應如何建立適配自身的業財稅檔一體化體系,以應對面向未來的變革趨勢?

對于企業而言,隨著專票電子化不斷推廣應用,需更加嚴肅地看待電子會計憑證管理。企業接收的所有票據票證、稅務發票、非稅憑證將全面電子化,很多省份已經啟動了財政票據,如收據、罰單等電子化建設。由此可見,一系列電子票據的總歸口——會計電子檔案的建設已迫在眉睫。

解決方案介紹

浪潮海岳電子檔案依據國家法律、法規、標準以及相關規定,以電子介質存儲,實現紙質檔案以電子形式進行保存,進行全流程管理(采集、立卷、歸檔、接收、入庫、保管、變更、銷毀、移交和轉儲),進行自動歸檔,實現共享調閱,實現檔案電子化。電子檔案作為財務信息化建設最后一公里的保障,為企業財務管理的自動化、數字化、智能化提供堅實基礎。

Electronic Archives

客戶收益

檔案全流程管理

電子檔案進行全流程管理(采集、立卷、歸檔、接收、入庫、保管、變更、銷毀、移交和轉儲),系統可實現會計憑證、賬簿、報表及原始資料的自動歸檔,歸檔內容包括電子文件及其元數據。利用電子憑證功能,配合掃碼槍等設備,使憑證自動匹配報賬單,實現紙質會計資料順序歸檔,節省企業人力物力,規范檔案管理。

檔案數據安全管理

電子檔案系統符合國家四性檢測要求,即檔案真實性、安全性、完整性、可用性檢測,生成檢測日志;引入電子簽章,確保電子數據的權威性;嵌入水印、二維碼等前沿技術確保數據安全;基于保密信息等級及分級授權設計,規避內控風險;操作日志記錄用戶操作,賦予權限進行監控查詢,強化安全保障。

檔案高效檢索借閱

檔案檢索提供全文檢索、組合檢索功能,對檔案內容及著錄信息進行多維度檢索,提高檢索速度與效率,實現信息線上共享。同時,電子檔案實現實物借閱與電子借閱聯動管理,在借閱期限內可查閱相關權限的電子檔案,若有實物檔案借閱可進行實物出庫郵寄,實現異地借閱。

建設3D虛擬庫房

利用3D模型搭建場景,可視化展現各檔案室存放情況,模擬檔案密集架和檔案柜的不同表現形式。實現企業對檔案資料的上架、查找、盤點等功能操作,有效跟蹤控制檔案實物管理全過程;可穿透檔案柜,聯查報賬單、憑證、原始單據的影像資料,實現檔案管理的智能可視、準確定位。同時,系統提供統計分析看板,可出具各個維度的檔案統計圖表,助力企業檔案管理。







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